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· 撰文：SBGG LLC
共用设施收费，可以防止过度使用，并补贴清洁和水电燃气费用。但另一方面，现金往来、月底汇总、确认谁付了谁没付，都会成为宿舍管理员和房东的负担。
本文从实务角度，整理宿舍・民宿・合租公寓共用设施的使用费定多少、怎么收。
免费还是收费
| 设施 | 常见做法 | 理由 |
|---|---|---|
| 会议室・ | 免费 | 作 |
| 访客房 | 收 | 有 |
| BBQ・ | 收 | 有 |
| 访客停车位 | 免费或收费 | 车 |
| 洗衣房 | 通 | 取决于设备的方式 |
金额仅为示例（日元）。把每次的清洁・消耗品费用，加上一年的水电燃气费和备品更新费用，除以预计的使用次数，就能得出大致标准。例如，访客房每次清洁和床品费用1,500日元，水电燃气和备品更新每年6万日元，预计每年60晚，那么每晚的费用标准为1,500日元＋1,000日元＝2,500日元。
外籍员工宿舍的注意事项
在日本，技能实习・特定技能等外籍员工的宿舍，在向本人收取住房相关费用时，有不得超过实际费用、须事先说明并取得同意等规定。如果另外收取共用设施的使用费，请向监理团体・登录支援机构或专业人士确认。在日本以外，请确认所在国家和地区关于员工住房的规定。
也有很多宿舍保持免费，只把预约系统用于管理使用顺序和发送使用说明。即使收费，也要在说明资料中写明金额的依据（清洁・消耗品・水电燃气），并用住户的母语传达，以免事后产生误会。
三种收取方式的比较
| 项目 | 随房租结算 | 在线支付 | 现场付现金 |
|---|---|---|---|
| 适合的场所 | 员 | 民 | 使用较少的设施 |
| 使用者的麻烦 | 没有 | 预约时用银行卡等支付 | 到 |
| 运营的麻烦 | 月底按房间汇总合计 | 几乎没有 | 收款・ |
| 未付款 | 不易发生 | 不易发生 | 容易忘记收款 |
| 手续费 | 没 | 支付手续费 | 没有 |
员工宿舍如果从工资中扣除，会涉及公司内部手续；例如在日本，一般需要签订劳资协定。请按照行政・人事部门的规定和适用的劳动法规来决定。
结算步骤与记录
随房租结算时
- 为每个预约记录使用费金额（在预约时就确定金额）。
- 月底按房间列出使用费合计。
- 加入房租账单或工资代扣数据中（按照公司规定・合同）。
- 因取消而收取的部分也列入同一清单。
收取现金时
当场记录收款日期・收款人・金额・对应哪笔预约。现金不要长时间放在宿舍管理员室，应在固定日期交给财务，并由两人核对记录的合计与现金金额。
重新评估价格
价目表要写在住户・房客预约前能看到的地方（预约页面的设施说明・告示）。因为预约后才知道金额，容易引发纠纷。
每半年到一年，对比一次使用次数和费用。对于预约集中、很难约到的设施，降低上限或提高价格；对于几乎没人用的设施，改为免费让大家使用，按这样的思路调整。
取消与退款的规定
- 为每个设施规定免费取消的期限（例如访客房为前一天，BBQ 为当天早上之前）。
- 决定超过期限取消时是否收取使用费。即使收取，也要控制在使用费金额以内（在日本，这是基于《消费者合同法》第9条“平均损失”的思路）。
- 因运营原因（故障・天气・清洁来不及）无法使用时，全额退款。
- 把取消规则用一行写在预约确认页面和通知中。
在线支付手续费由谁承担
在线支付会产生支付手续费。要决定由运营方・房东承担，还是由选择在线支付的人承担。需要注意的是，在日本，信用卡公司的规定一般不允许只对刷卡支付的人加收“支付手续费”，所以由使用者承担时，通常以预约・支付服务的使用费的形式列出。关于刷卡附加费的规定因国家而异，请确认运营所在地的规定。
在 KYOYO Stay 中，可以为每个物业从“随房租结算”“在线支付”“现场付现金”中选择，住户・房客的手机上只显示所选的方式。随房租结算只保留使用记录，可以用 CSV 导出每月按房间的合计。在线支付的支付费用，由选择该方式的住户・房客以“在线支付服务费”的形式承担，使用费全额进入运营方・房东的账户。在线支付仅限日本境内的运营方使用；日本境外的运营方可以使用随房租结算和现场付现金。可以在 演示 中确认。
出处・参考
法规和官方资料均为截至文章发布日・更新日时确认的内容。除特别说明外，文中介绍的法规均为日本的法规，其他国家和地区的规定可能不同。具体情况请结合贵方的规章・合同内容，咨询专业人士。