员工宿舍・学生宿舍的共用设施预约管理｜访客房・会议室的规则与运营步骤

区分需要预约和不需要预约的设施

首先，把宿舍的共用设施分为“预约后使用的设施”和“空着就能用的设施”。如果全部改为预约制，反而会增加麻烦。

像洗衣房这样“平时空着就能用”的设施，也可以只在高峰时段开放预约。详情请参阅 用预约来安排宿舍洗衣房・淋浴的使用顺序。

如何制定预约规则

出于确认来访者以及宿舍规定（异性留宿、未成年人来访等）的考虑，很多宿舍把访客房设为需审批。会议室和自习室如果设为当场确定，就不会占用宿舍管理员的时间。

有外籍员工・留学生的宿舍如何提供说明

在外籍员工和留学生居住的宿舍里，只用日语（或当地语言）写的规则和使用方法往往传达不到位，同样的说明要反复翻译、反复发送。准备好以下3点，咨询会大幅减少。

• 预约页面和通知使用母语：按住户手机的语言显示，预约确认和使用说明也用同一种语言发送。
• 告示使用当地语言、英语和简明语言：用短句书写。在日本，可以参考出入国在留管理厅和文化厅发布的“简明日语（やさしい日本語）”指南。
• 禁止事项要写明理由：比如“22点以后不能使用（隔壁房间的人在睡觉）”，这样写更容易被遵守。

规则的写法也可以参考 宿舍・民宿的多语言住宿规则 中的模板。

导入步骤

1. 由宿舍管理员和行政部门决定哪些设施实行预约制，以及具体规则（见上表）。
2. 为每个设施设置预约单位、受理时间、上限、是否需审批以及使用说明。
3. 把张贴用的告示（二维码）贴在设施入口、公告栏和电梯里。
4. 在入住说明资料中加一页预约方法。
5. 第一个月把白板上的预约转到新系统中，之后不再使用白板。
6. 一个月后，确认抢用和无故缺席是否减少，再调整上限。

住户流动频繁的宿舍，如果采用不需要登记住户名单的方式（只填房间号和姓名就能预约），每次入住、退宿都不用额外处理。

常见的失败

• 不设上限就开始：少数住户每天都占着会议室，引起不公平的抱怨。一开始就要定好每天、每月的上限。
• 宿舍管理员不在，审批就停滞：需审批的设施要安排2名以上的审批人，并规定答复期限。
• 没有使用说明：虽然能预约，但不知道钥匙怎么拿、怎么收拾，结果还是跑到宿舍管理员室来问。最稳妥的做法是把说明和预约一起发送。
• 没考虑没有智能手机的住户：要让宿舍管理员可以代为预约。

收费设施的结算方法请参阅 宿舍・民宿共用设施使用费的定价与收取方法。

导入前的检查清单

• 已区分实行预约制和不实行预约制的设施
• 已为每个设施确定预约单位、受理时间和每个房间的上限
• 已确定需审批的设施和审批人（2人以上）
• 已把钥匙・密码・收拾方法写成说明文字
• 已确认住户的主要语言，并用当地语言・英语・简明语言准备好告示
• 已在入住说明资料中加入预约方法
• 已与行政・财务部门确定是否收费，以及收费时的结算方法
• 已确定宿舍管理员为没有智能手机的住户代为预约的流程

宿舍规模越大，越值得在初期设置上多花时间。KYOYO Stay 的页面可以在 无需注册的演示 中切换7种语言试用。

出处・参考

• 日本出入国在留管理厅・文化厅《在留支援简明日语指南》（日语）
• e-Gov 法令检索《个人信息保护法》（日本，日语）

法规和官方资料均为截至文章发布日・更新日时确认的内容。除特别说明外，文中介绍的法规均为日本的法规，其他国家和地区的规定可能不同。具体情况请结合贵方的规章・合同内容，咨询专业人士。