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· 撰文：SBGG LLC
在合租公寓里，厨房、客厅、影音室、办公区由多位住户共同使用。平时靠互相谦让还能运转，但遇到生日会或邀请朋友时的包场、居家办公开会的时间等，就容易出现抢用和不满。
本文介绍如何在防止住户之间纠纷的同时，不增加运营方工作量地管理合租公寓公共空间的预约。
确定哪些空间实行预约制
| 空间 | 预约制 | 理由 |
|---|---|---|
| 厨房 | 不实行 | 时 |
| 厨房・ | 实行 | 开 |
| 影音室 | 实行 | 使用时间长， |
| 办公区・ | 实行 | 需要确保开会的时间 |
| 访客停车位・ | 实行 | 车位少 |
预约方式的比较
| 方式 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|
| 白板・ | 谁都看得懂， | 被 |
| 住户群聊 | 能马上联系 | 消 |
| 共享日历 | 外出时也能查看 | 谁 |
| 共用设施预约工具 | 防 | 需要设置， |
无论哪种方式，关键是把预约的“正本”定为唯一一处。如果白板和群聊都受理预约，就不知道哪个才是对的，成为抢用的原因。
如果住户只有10人左右、关系融洽、没有矛盾，用白板或共享日历就足够了。如果住户多、更替频繁、有外籍住户，或者运营多处物业，用预约工具运营起来更省事。
如何制定防止纠纷的规则
- 包场的上限：比如每人每月最多2次、每次最多3小时。
- 可预约的时间：22点以后不受理包场（考虑声音影响）。
- 临时预约：允许当天预约，可以充分利用空闲时间。
- 取消：不用了一定要取消。如果经常预约了不来，由运营方出面沟通。
- 带访客：须由住户陪同、规定人数上限、访客不能留宿。
涉及访客留宿的用法，可能关系到物业的用途、合同或法规。公共空间的预约，请始终作为在物业居住・入住的人之间分配使用时间的手段来运营。
如何告知住户：
从○月○日起，影音室・办公区・厨房包场改为预约制。
请扫描客厅的二维码，填写房间号和姓名进行预约，无需注册账号。
包场每人每月最多2次、每次最多3小时，最晚到22点。
不再需要的预约，请务必取消，这样其他住户就可以使用了。
日常做饭等短时间使用，照旧无需预约。
常见的失败
- 全部改为预约制：连日常做饭都要预约，结果要么没人用，要么规则没人遵守。只对包场和长时间使用实行预约制。
- 把运营方定的规则强加给住户：先通过住户聚会或问卷听取意见再决定，规则更容易被遵守。
- 违反规则没人处理：事先确定好，在无故缺席或超时屡次发生时，由运营方的哪位负责人出面沟通。
能应对住户更替的运营方法
合租公寓入住・退租频繁，每次都要登记或删除名单的方式很难长期坚持。满足以下几点，运营的工作量就不会增加。
- 只填房间号和姓名就能预约，住户无需注册账号。
- 已退租住户的预约，运营方可以在管理后台取消。
- 在入住欢迎资料中加入一页二维码和使用方法。
- 钥匙・密码只写在发给预约已确定者的说明中，并定期更换。
如何看待费用
如果预约工具需要按月付费，可以和运营负责人花在协调公共空间上的时间作比较。假设每月有20条“现在有空吗”“预约重叠了”之类的联系，每条10分钟，每月就超过3小时。再加上调解纠纷、巡视查看白板的时间。
公共空间是否好用，也关系到住户的满意度和退租理由。判断费用时，不仅要看节省的运营时间，还要看对住户续住有多大帮助。
运营多处物业的公司
如果每处物业的白板和日历各不相同，运营负责人就无法跨物业掌握情况。在一个管理后台查看所有物业的预约和使用费，并在各物业之间统一规则模式（上限・受理时间），负责人交接和处理咨询都会更轻松。
外籍住户多的物业的规则写法请参阅 民宿・简易旅馆的住宿规则模板，收取使用费的情况请参阅 使用费的定价与收取方法。KYOYO Stay 的页面可以在 演示 中查看。
出处・参考
法规和官方资料均为截至文章发布日・更新日时确认的内容。除特别说明外，文中介绍的法规均为日本的法规，其他国家和地区的规定可能不同。具体情况请结合贵方的规章・合同内容，咨询专业人士。